Leistung 03/05
Lohnbuchhaltung in Neu-Isenburg für Arbeitgeber im Rhein-Main-Gebiet
Entgeltabrechnung, Meldewesen und Bescheinigungen — termingerecht, auch wenn im Betrieb gerade jemand ausfällt. Bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen sind wir dabei.
Im Detail
Kein Bereich der Kanzlei ist so terminkritisch
Die Lohnbuchhaltung in Neu-Isenburg übernehmen wir für Betriebe, die zwischen fünf und einigen Dutzend Menschen beschäftigen — Handwerk, Handel, Praxen und Kanzleien aus Neu-Isenburg, Frankfurt am Main und Offenbach. Anders als beim Jahresabschluss gibt es hier keinen Spielraum: Die Sozialversicherungsbeiträge sind am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, und der Beitragsnachweis muss zwei Arbeitstage vorher bei der Einzugsstelle liegen.
Dazu kommt, dass sich in kaum einem anderen Bereich so viel so oft ändert: Mindestlohn, Beitragsbemessungsgrenzen, Sachbezugswerte, Meldeverfahren. Wer die Lohnabrechnung im Betrieb behält, muss diese Änderungen mitverfolgen und die Software aktuell halten. Wer sie auslagert, verlagert genau diese Pflicht — die Verantwortung gegenüber Finanzamt und Sozialversicherung bleibt allerdings beim Arbeitgeber.
Für viele Betriebe kommt ein zweiter Grund dazu: Gehälter sind vertraulich. Wenn die Abrechnung außer Haus liegt, weiß niemand im Kollegenkreis, wer was verdient. Für uns gilt dabei dieselbe berufliche Verschwiegenheitspflicht wie für jedes andere Mandat.
Leistungsumfang
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Monatliche Entgeltabrechnung
Abrechnung für Voll- und Teilzeitkräfte, geringfügig Beschäftigte, Aushilfen und Auszubildende — einschließlich Lohnsteuer-Anmeldung und Beitragsnachweisen an die Einzugsstellen.
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Melde- und Bescheinigungswesen
An-, Ab- und Jahresmeldungen im DEÜV-Verfahren, Bescheinigungen für Krankenkassen, Agentur für Arbeit und Behörden sowie der Abruf elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen.
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Ein- und Austritte
Erfassung der Personalstammdaten, Sofortmeldungen dort, wo sie vorgeschrieben sind, A1-Bescheinigungen bei Einsätzen im Ausland sowie die Abrechnung von Resturlaub und Abfindungen.
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Entgeltunterlagen und Auswertungen
Lohnjournal, Lohnkonten und der Buchungsbeleg für die Finanzbuchhaltung. Auf Wunsch werten wir nach Kostenstellen aus, damit Personalkosten dort sichtbar werden, wo sie entstehen.
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Beratung zu Entgeltbestandteilen
Sachbezüge, Dienstwagen, Fahrtkostenzuschüsse, betriebliche Altersversorgung, Pauschalierung der Lohnsteuer: Wir rechnen vorher durch, was eine Zusage kostet — für den Betrieb und netto beim Mitarbeitenden.
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Begleitung von Prüfungen
Die Deutsche Rentenversicherung prüft Arbeitgeber im Regelfall alle vier Jahre; dazu kommen Lohnsteuer-Außenprüfungen des Finanzamts. Wir stellen die Unterlagen zusammen und begleiten die Prüfung.
So arbeiten wir zusammen
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Bestand aufnehmen
Wir übernehmen Personalstammdaten, Arbeitsverträge, laufende Zusagen und die Jahreswerte des laufenden Jahres. Auch die letzten Prüfberichte sehen wir uns an — dort steht oft schon, worauf zu achten ist.
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Bewegungsdaten digital melden
Bis zu einem festen Tag im Monat melden Sie Änderungen: Stunden, Zuschläge, Fehlzeiten, Ein- und Austritte. Das läuft über einen geschützten digitalen Weg statt per unverschlüsselter E-Mail — Entgeltdaten gehören zu den sensibelsten Daten im Betrieb.
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Abrechnen und freigeben
Wir rechnen ab, Sie prüfen die Vorschau und geben frei. Danach gehen Lohnsteuer-Anmeldung und Beitragsnachweise elektronisch heraus, und die Entgeltnachweise stehen Ihren Mitarbeitenden digital zur Verfügung.
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Nach dem Monat, nach dem Jahr
Der Buchungsbeleg fließt in die Finanzbuchhaltung, sodass Personalkosten in der BWA stehen. Zum Jahreswechsel erledigen wir Jahresmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen und stellen die Werte auf das neue Jahr um.
Wenn geprüft wird
Alle vier Jahre prüft die Deutsche Rentenversicherung, ob Beiträge vollständig und richtig abgeführt wurden; das Finanzamt prüft die Lohnsteuer in eigenen Außenprüfungen. Beides ist Routine und kein Anlass zur Sorge — vorausgesetzt, die Unterlagen sind vollständig und die Beurteilungen nachvollziehbar dokumentiert.
Wir stellen die angeforderten Auswertungen zusammen, begleiten den Prüfungstermin und besprechen Feststellungen mit Ihnen, bevor sie in einen Bescheid münden. Ergeben sich Nachforderungen, prüfen wir, ob sie tragen, und legen bei Bedarf fristgerecht Widerspruch oder Einspruch ein.
Nachgefragt
Häufige Fragen zur Lohnabrechnung
Wie schnell können Sie die Lohnabrechnung übernehmen?
Am einfachsten ist ein Wechsel zum Monatsersten, im Idealfall zum Jahreswechsel. Wir benötigen die Personalstammdaten, die Arbeitsverträge, die letzten Abrechnungen und die aufgelaufenen Jahreswerte. Ein unterjähriger Wechsel ist ebenfalls möglich; die Jahreswerte übernehmen wir dann aus der bisherigen Abrechnung.
Was passiert, wenn Daten zu spät kommen?
Die Sozialversicherungsbeiträge werden am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, der Beitragsnachweis muss der Einzugsstelle zwei Arbeitstage vorher vorliegen. Stehen die tatsächlichen Werte bis dahin nicht fest, darf geschätzt werden; die Differenz gleichen wir im Folgemonat aus. Wir melden uns rechtzeitig, wenn etwas fehlt.
Erhalten Mitarbeitende ihre Abrechnung digital?
Ja. Die Entgeltnachweise können über einen persönlichen, verschlüsselten Zugang bereitgestellt werden; jede Person sieht ausschließlich die eigenen Unterlagen. Wer den Ausdruck bevorzugt, bekommt ihn weiterhin — beides nebeneinander ist möglich.
Worauf achten Prüfer besonders?
Wiederkehrende Themen sind die Abgrenzung freier Mitarbeit von abhängiger Beschäftigung, die Behandlung von Sachbezügen und Zuschüssen, die Aufzeichnungen zu Arbeitszeiten sowie die korrekte Beurteilung geringfügiger Beschäftigung. Wir prüfen diese Punkte laufend mit und sprechen sie an, bevor eine Prüfung sie aufgreift.
Wer haftet für Fehler in der Abrechnung?
Gegenüber Finanzamt und Sozialversicherung bleibt der Arbeitgeber verantwortlich; das lässt sich nicht auslagern. Wir arbeiten mit den Angaben, die Sie uns melden, und weisen auf Punkte hin, die uns auffallen. Steuerberatungsgesellschaften sind ihrerseits gesetzlich verpflichtet, eine Berufshaftpflichtversicherung zu unterhalten.
Weiterführend
Was häufig dazugehört
Finanzbuchhaltung
Personalkosten machen in vielen Betrieben einen großen Teil der Kosten aus. Über den Buchungsbeleg stehen sie direkt in der monatlichen BWA.
Digitales Belegwesen
Stundenzettel, Krankmeldungen und Verträge lassen sich auf demselben geschützten Weg austauschen wie die übrigen Belege.