Leistung 05/05
Digitale Buchhaltung mit Ihrem Steuerberater in Neu-Isenburg
Belege wandern nicht mehr im Ordner durch die Stadt, sondern liegen in einem gemeinsamen, revisionssicheren Ablauf. Der Papierweg bleibt möglich — umgestellt wird im Tempo Ihres Betriebs.
Im Detail
Was sich ändert, wenn der Pendelordner wegfällt
Digitale Buchhaltung heißt beim Steuerberater nicht, dass Sie eine weitere Software lernen müssen. Sie heißt: Ein Beleg wird einmal erfasst und ist danach für beide Seiten verfügbar — für Sie in Neu-Isenburg, Frankfurt am Main oder Offenbach und für uns in der Buchhaltung. Der eigentliche Gewinn ist nicht das gesparte Papier, sondern der Zeitpunkt: Zahlen stehen zur Verfügung, solange sich noch etwas ändern lässt.
Die Anforderungen dafür sind seit Jahren geregelt. Die GoBD verlangen, dass Geschäftsvorfälle zeitgerecht erfasst, nachträgliche Änderungen protokolliert und Unterlagen unveränderbar aufbewahrt werden. Wer digital arbeitet, erfüllt diese Anforderungen meist leichter als mit einem Ordner — vorausgesetzt, der Ablauf ist beschrieben. Genau dafür gibt es die Verfahrensdokumentation.
Hinzu kommt ein äußerer Anlass: Mit der E-Rechnung verändert sich der Rechnungseingang in jedem Betrieb, unabhängig davon, ob im Übrigen digital gearbeitet wird. Wer den Belegweg ohnehin anfassen muss, kann ihn gleich sinnvoll neu ordnen.
Leistungsumfang
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Digitaler Belegaustausch
Sie fotografieren oder laden hoch, wir buchen. Eingangsrechnungen lassen sich direkt aus dem Rechnungspostfach übernehmen, Kontoumsätze holen wir elektronisch ab.
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Revisionssichere Ablage
Belege werden unveränderbar gespeichert und Änderungen protokolliert, wie es die GoBD verlangen. Digital eingegangene Belege sind digital aufzubewahren — ein Ausdruck genügt dafür nicht.
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Verfahrensdokumentation
Wir beschreiben gemeinsam, wie Belege in den Betrieb kommen, wie sie erfasst und wie sie aufbewahrt werden. Beim ersetzenden Scannen ist diese Dokumentation Voraussetzung dafür, dass das Papier weg darf.
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E-Rechnung
Empfang und Verarbeitung strukturierter Rechnungsformate sowie die Prüfung Ihrer Ausgangsrechnungen auf die formalen Anforderungen, von denen der Vorsteuerabzug Ihrer Kunden abhängt.
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Schnittstellen statt Doppelerfassung
Kassensystem, Warenwirtschaft und Zahlungsdienstleister lassen sich anbinden. Was einmal erfasst ist, soll nicht ein zweites Mal getippt werden — beim Abtippen entstehen Zahlendreher.
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Gemeinsamer Blick auf die Zahlen
Auswertungen und Belegbilder liegen an einem Ort. Wenn wir telefonieren, sehen beide Seiten dasselbe Dokument — das verkürzt Rückfragen erheblich.
So arbeiten wir zusammen
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Bestandsaufnahme
Woher kommen Ihre Belege heute? Kasse, Bank, Eingangsrechnungen per Post und per E-Mail, Reisekosten, Verträge. Wir zeichnen den Weg einmal vollständig nach, bevor wir etwas ändern.
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Einen Bereich umstellen
Wir beginnen mit einem Bereich, meist den Eingangsrechnungen, und richten Zugänge und Rechte ein. Alles andere bleibt zunächst, wie es ist — eine Umstellung auf einmal überfordert jeden laufenden Betrieb.
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Ablauf festhalten
Wer erfasst, wer prüft, wer gibt frei, und was passiert mit dem Papier? Diese Antworten kommen in die Verfahrensdokumentation. Sie ist kein Formalismus, sondern das, was bei einer Prüfung den Ablauf belegt.
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Schritt für Schritt ausweiten
Kasse, Ausgangsrechnungen, Reisekosten und Lohnunterlagen folgen, wenn der erste Bereich zuverlässig läuft. Das Tempo bestimmen Sie; einen Stichtag, bis zu dem alles digital sein muss, gibt es bei uns nicht.
Was digital wird — und was Papier bleiben darf
Eine Pflicht, den Betrieb papierlos zu führen, gibt es nicht, und wir machen die Umstellung auch nicht zur Bedingung für ein Mandat. Sinnvoll ist sie dort, wo viele gleichartige Belege anfallen: Eingangsrechnungen, Kassenbelege, Reisekosten, Kontoumsätze.
Zwei Punkte klären wir dabei immer mit: die Aufbewahrung — digital eingegangene Belege bleiben im Ursprungsformat erhalten, einzelne Unterlagen weiterhin im Original — und die Kassenführung, für die eigene Anforderungen an technische Sicherheitseinrichtungen und Meldepflichten gelten.
Nachgefragt
Häufige Fragen zum digitalen Belegwesen
Müssen wir unsere Buchhaltung digitalisieren?
Eine allgemeine Pflicht zur digitalen Buchführung gibt es nicht. Einzelne Pflichten bestehen aber sehr wohl: Digital eingegangene Belege sind digital aufzubewahren, und strukturierte elektronische Rechnungen müssen inländische Unternehmen seit Anfang 2025 empfangen und verarbeiten können. Die Pflicht, selbst elektronisch zu fakturieren, greift gestaffelt in den Folgejahren.
Welche Software brauchen wir dafür?
Auf Ihrer Seite genügen in der Regel ein Gerät mit Kamera und ein Browser. Den Zugang zum gemeinsamen Belegarchiv richten wir ein und zeigen ihn im Betrieb. Welche Plattform im konkreten Fall zum Einsatz kommt, besprechen wir im Erstgespräch — sie muss zu Ihren vorhandenen Systemen passen, nicht umgekehrt.
Dürfen wir Papierbelege nach dem Scannen vernichten?
Beim ersetzenden Scannen ist das grundsätzlich möglich, wenn der Ablauf in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist und die bildliche Wiedergabe mit dem Original übereinstimmt. Ausgenommen sind Unterlagen, die im Original aufzubewahren sind, etwa Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse. Wir klären das vorab für Ihre Belegarten.
Wie lange dauert die Umstellung?
Das hängt an der Belegmenge und daran, wie viele Stellen im Betrieb beteiligt sind. Wir planen den ersten Bereich so, dass er innerhalb weniger Wochen läuft, und verteilen die vollständige Umstellung über mehrere Monate. Wer beim Papier bleiben möchte, kann das tun; der Ordnerweg bleibt bestehen.
Wie sicher sind unsere Daten?
Der Zugang ist personenbezogen und verschlüsselt, Rechte lassen sich je Mitarbeitendem vergeben. Für uns gilt zusätzlich die berufliche Verschwiegenheitspflicht, neben den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung. Auf Wunsch legen wir offen, wo die Daten verarbeitet werden.
Weiterführend
Was häufig dazugehört
Finanzbuchhaltung
Der digitale Belegweg ist kein Selbstzweck: Er entscheidet darüber, wie aktuell BWA und Offene-Posten-Liste sind.
Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
Stundenzettel, Krankmeldungen und Verträge gehören zu den sensibelsten Unterlagen — für sie gilt derselbe geschützte Weg.